Traduções certificadas: o que são e quando são necessárias

Uma certidão de nascimento para um pedido de visto. Um diploma para começar um novo emprego no estrangeiro. Documentos de uma empresa que têm de ser apresentados a uma entidade noutro país. Em situações como estas, uma tradução comum pode não ser suficiente.

Dependendo do local e da finalidade para que um documento oficial será utilizado, pode ser necessário apresentar uma tradução certificada. E, em alguns casos, tanto o documento original como a própria tradução podem, ainda, precisar de uma apostila ou de legalização.

Mas, afinal, o que é uma tradução certificada, quem a pode fazer e como saber quais são os requisitos aplicáveis aos seus documentos?

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O que é uma tradução certificada?

Uma tradução certificada é uma tradução cuja correspondência com o documento original foi formalmente certificada.

Os requisitos específicos variam consoante o país e a entidade à qual o documento será apresentado. Na Alemanha, por exemplo, as traduções certificadas são realizadas por tradutores oficialmente ajuramentados ou autorizados para a combinação linguística em causa.

Antes de obterem essa autorização, as suas qualificações são verificadas pela entidade competente. O tradutor confirma depois a exatidão e a integralidade da tradução através da sua assinatura e do respetivo carimbo oficial.

Desta forma, as autoridades conseguem verificar que a tradução foi realizada por um profissional autorizado a certificá-la.

Há, no entanto, uma distinção importante: o tradutor certifica a tradução, não a autenticidade do documento original.

Esta diferença torna-se particularmente relevante quando os documentos se destinam a ser utilizados além-fronteiras.

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Quando é necessária uma tradução certificada?

As traduções certificadas são, normalmente, exigidas quando os documentos têm de ser apresentados para fins oficiais ou legais, por exemplo, junto de tribunais, organismos públicos, universidades ou outras entidades oficiais.

A necessidade de certificação depende do tipo de documento, do país onde será utilizado e dos requisitos definidos pela entidade que o vai receber.

Entre os documentos que podem exigir uma tradução certificada encontram-se:

• Certidões de nascimento, casamento e óbito
• Diplomas, certificados académicos e qualificações profissionais
• Certificados de registo criminal e referências profissionais
• Cartas de condução e certificados de residência
• Certidões do registo comercial e predial
• Documentos judiciais e notariais
• Testamentos
• Atestados e certificados médicos
• Determinados documentos empresariais e contratos.

Nem todas as traduções jurídicas ou empresariais têm de ser certificadas. Contratos, relatórios anuais e outros documentos empresariais, por exemplo, podem exigir certificação em determinadas situações, mas não necessariamente em todas.

Por isso, é sempre aconselhável confirmar previamente os requisitos da entidade que vai receber o documento.

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Tradução certificada e autenticação: qual é a diferença?

Embora estejam relacionados, estes dois processos têm finalidades diferentes:

• Uma tradução certificada confirma que o conteúdo traduzido corresponde ao documento original
• A autenticação serve para confirmar a autenticidade de um documento oficial ou da assinatura, selo ou entidade que lhe confere validade.

Isto significa que uma tradução certificada não torna automaticamente o documento original válido para utilização noutro país. Dependendo dos países envolvidos e da finalidade do documento, pode ser necessária uma autenticação adicional.

No caso de documentos destinados a utilização internacional, essa autenticação pode assumir a forma de apostila ou legalização.

O Ministério Federal dos Negócios Estrangeiros da Alemanha disponibiliza informação adicional sobre a autenticação de documentos para utilização na Alemanha e no estrangeiro.

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Apostila ou legalização: qual é a diferença?

Ambos os procedimentos destinam-se a facilitar o reconhecimento de documentos oficiais entre diferentes países, mas funcionam de formas distintas.

Apostila

A apostila é uma forma simplificada de autenticação utilizada entre países que aplicam a Convenção da Haia relativa à Apostila.

Em vez de exigir várias etapas de autenticação, a entidade competente no país de origem emite uma apostila que confirma a autenticidade da assinatura, selo ou carimbo relevante presente no documento.

Entre os documentos que podem ser abrangidos por uma apostila encontram-se:

• Documentos de registo civil, como certidões de nascimento, casamento e óbito
• Documentos judiciais
• Documentos notariais
• Documentos emitidos por entidades administrativas.

Legalização

Quando o procedimento de apostila não é aplicável, pode ser necessária a legalização do documento.

Este processo envolve geralmente várias etapas. Primeiro, o documento é autenticado pela entidade competente no país onde foi emitido e poderá depois ter de ser legalizado pela representação diplomática ou consular do país onde será utilizado.

O procedimento aplicável depende, por isso, dos países envolvidos e dos requisitos da entidade destinatária.

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É preciso autenticar a tradução, o documento original ou ambos?

Não existe uma resposta única que se aplique a todos os documentos.

Em alguns casos, apenas o documento original precisa de ser autenticado. Noutros, a tradução certificada também pode necessitar de autenticação. Dependendo das entidades e dos países envolvidos, poderá mesmo ser necessário autenticar ambos.

Por isso, é importante esclarecer todos os requisitos antes de iniciar o processo de tradução.

Se precisa de apresentar documentos oficiais no estrangeiro, confirme:

1. Se a entidade destinatária exige uma tradução certificada
2. Se o documento original também necessita de apostila ou legalização
3. Se a própria tradução precisa de autenticação adicional
4. Que idioma e formato de documento são aceites pela entidade.

Confirmar estes pontos antecipadamente pode evitar procedimentos desnecessários ou a necessidade de repetir o processo mais tarde.

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Uma tradução certificada exige mais do que rigor linguístico

Os documentos oficiais contêm frequentemente informação pessoal, jurídica ou empresarial sensível. Por isso, a precisão linguística é apenas uma parte do processo.

A tradução deve utilizar a terminologia adequada, reproduzir corretamente o conteúdo e a estrutura do documento original e respeitar os requisitos aplicáveis à finalidade para a qual será utilizada.

A confidencialidade e o tratamento seguro da documentação são igualmente importantes, sobretudo quando estão em causa dados pessoais, médicos, financeiros ou informações empresariais sensíveis.

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