Linguagem corporativa: porque a terminologia importa nas empresas

Uma empresa é reconhecida por mais do que o seu logótipo, as suas cores ou a sua identidade visual. Também é reconhecida pelas palavras que usa.

A forma como uma organização nomeia os seus produtos, explica os seus serviços, fala com os clientes e comunica internamente influencia a perceção que as pessoas têm da marca. É isto que se entende por linguagem corporativa, por vezes também chamada corporate wording. Quando é clara e consistente, torna a comunicação mais fácil de compreender e a empresa mais fácil de reconhecer.

Para empresas que trabalham com várias equipas, departamentos ou mercados, a linguagem corporativa não é apenas uma questão de marca. É também uma questão prática.

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O que é a linguagem corporativa?

A linguagem corporativa é a linguagem comum que uma empresa usa na sua comunicação interna e externa. Inclui o tom de voz, as palavras preferenciais, os nomes de produtos, as descrições de serviços, os termos técnicos, as abreviaturas e até a forma como certas mensagens recorrentes são formuladas.

Está presente em vários pontos de contacto, incluindo:

• Websites e materiais de marketings 
• Propostas, apresentações e relatório
• Respostas de apoio ao cliente
• Documentação técnica
• Orientações internas e correspondência do dia a dia
• Conteúdos multilingues e traduções.

Quando estes pontos de contacto usam termos diferentes para a mesma ideia, a comunicação torna-se menos clara. Os clientes podem ficar confusos, as equipas podem interpretar a informação de formas diferentes e os tradutores podem ter mais dificuldade em manter os conteúdos consistentes entre línguas.

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Porque é que uma linguagem corporativa consistente importa?

A identidade visual ajuda as pessoas a reconhecer uma marca. A linguagem corporativa ajuda-as a compreendê-la.

Uma linguagem corporativa consistente dá às empresas uma voz mais clara e contribui para uma experiência de marca mais forte. Também ajuda a evitar pequenas incoerências que, com o tempo, podem enfraquecer a confiança, como usar nomes diferentes para o mesmo produto, alternar entre termos técnicos ou traduzir o mesmo conceito de várias formas.

Isto também é importante internamente. Muitos problemas de comunicação começam dentro da própria organização, sobretudo quando cada departamento usa a sua própria terminologia para os mesmos produtos, processos ou serviços. As equipas de vendas, marketing, jurídico, produto e apoio ao cliente podem estar a falar da mesma coisa, mas nem sempre da mesma forma.

Uma linguagem corporativa clara pode ajudar as empresas a:

• Reduzir mal-entendidos entre equipas
• Tornar os documentos mais fáceis de escrever, rever e traduzir
• Melhorar a consistência entre mercados e línguas
• Proteger a identidade da marca em conteúdos dirigidos ao cliente
• facilitar os fluxos de trabalho entre departamentos.

Para empresas com necessidades de comunicação internacional, o marketing e comunicação e corporativa deve manter-se reconhecível, mas soar natural em cada mercado.

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Onde entra a gestão de terminologia?

Uma linguagem consistente raramente acontece por acaso. Exige decisões claras sobre os termos que devem ser usados, os que devem ser evitados e a forma como os principais conceitos devem ser traduzidos.

É aqui que a gestão de terminologia se torna útil. Esta abordagem permite às empresas definir, aprovar e manter, de forma estruturada, as palavras mais importantes para o seu negócio.

A gestão de terminologia pode incluir:

• Termos e definições aprovados
• Traduções preferenciais para cada mercado
• Termos proibidos ou desatualizados
• Regras de nomenclatura para produtos e serviços
• Abreviaturas e acrónimos
• Notas sobre tom, utilização ou contexto.

Um Gestor de Terminologia pode tornar esta informação mais fácil de consultar e aplicar, sobretudo quando estão envolvidas várias equipas de redação, revisão, tradução ou vários mercados.

Para organizações que precisem de uma referência mais formal, a norma ISO 704 sobre trabalho terminológico apresenta princípios e métodos para o trabalho de terminologia.

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Como podem as empresas começar a melhorar a terminologia?

Uma empresa não precisa de resolver todos os problemas terminológicos de uma só vez. Um bom ponto de partida é identificar os termos que geram mais confusão ou que aparecem com mais frequência em conteúdos importantes para o negócio.

Alguns primeiros passos úteis incluem:

• Rever documentos-chave, páginas do website e materiais dirigidos ao cliente
• Listar os termos que são usados de forma inconsistente
• Acordar a formulação preferencial com as equipas relevantes
• Criar um glossário simples ou uma base de dados terminológica
• Atualizar o glossário regularmente à medida que os produtos, serviços e mercados evoluem.

O mais importante é tornar a terminologia fácil de usar. Se os termos aprovados ficarem escondidos num documento que ninguém abre, não vão melhorar a comunicação. Têm de estar disponíveis nos pontos onde as pessoas realmente escrevem, reveem e traduzem conteúdos.

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A linguagem corporativa faz parte da experiência de marca

A linguagem corporativa não se resume à escolha das palavras certas. Trata-se de ajudar todos a comunicar com o mesmo nível de clareza, rigor e confiança.

Quando a terminologia é consistente, as empresas soam mais coerentes. As equipas trabalham com menos mal-entendidos. Os clientes recebem informação mais clara. E os tradutores conseguem entregar conteúdos multilingues mais consistentes.

Para empresas que comunicam entre departamentos, países ou línguas, a gestão de terminologia pode transformar a linguagem corporativa de um problema escondido numa vantagem prática.

Na t’works, apoiamos empresas com a experiência linguística, os processos e as ferramentas necessárias para construir uma terminologia consistente e uma comunicação multilingue mais clara. Se a sua organização quer comunicar com uma voz clara entre equipas e mercados, contacte-nos e descubra como podemos ajudar.