Warum einfache Sprache für Unternehmen von Vorteil sein kann
Die Sprache passt sich immer an Ton, Stil, Format und Wortschatz an. Sie ist so flexibel wie die Bedeutungen, die die Menschen mit ihr vermitteln möchten. Für Romane und Gedichte kann die Sprache verschnörkelt, figurativ oder metaphorisch sein. Akademische Texte sind häufig kompakt, technisch und gelehrt. Humoristische Texte können mit Doppeldeutigkeiten, Wortspielen oder Sarkasmus gespickt sein.
Die Sprache ändert sich je nach Botschaft, die wir vermitteln möchten.
Für die geschäftliche Kommunikation, die das Endergebnis in den Vordergrund rückt, ist die Sprache jedoch am wirksamsten, wenn sie einfach und leicht verständlich ist.
Warum verwenden wir dann so häufig Fachjargon am Arbeitsplatz, was irreführend und zweideutig ist?
Schauen wir uns an, wie wir die Kommunikation durch die Verwendung alltäglicher Begriffe und eine lesbare Struktur ganz einfach verbessern können.
Was ist einfache Sprache?
Nach Angaben der International Plain Language Federation kennzeichnet sich einfache Sprache durch drei Merkmale: Wortwahl, Struktur und Gestaltung. Diese Merkmale müssen klar vermittelt werden, damit die Zielgruppe die bereitgestellten Informationen erfassen und nutzen kann.
Bei der einfachen Sprache liegt der Schwerpunkt auf der effizienten und effektiven Vermittlung der Botschaft. Das bedeutet, dass man bei der Wortwahl nicht faul und bei der Formatierung nicht nachlässig sein sollte. Ziel ist es, dass die Zielgruppe möglichst schnell versteht, was Sie sagen möchten.
- Wortwahl
Fachjargon ist nicht Ihr Freund. In der Regel ist es eine gute Idee, Wörter zu wählen, die die meisten Menschen kennen. Natürlich ist es verlockend, trendige Wörter zu benutzen, die den Eindruck erwecken, man wüsste, wovon man spricht. Aber es ist doch produktiver, sich für einfache Begriffe zu entscheiden.
Fachbegriffe können verwirrend sein, weil sie oft von der ursprünglichen Bedeutung des Wortes oder Ausdrucks abweichen. Dies gilt natürlich nicht für technische Begriffe, die präzise Beschreibungen komplexer Elemente sind und nicht durch andere Wörter ersetzt werden können.
Ein Beispiel aus dem Geschäftsleben ist der englische Ausdruck „circle back“, also auf etwas zurückkommen. Er bedeutet einfach, dass man zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal über etwas spricht. Hier sollte man besser „erneut besprechen“ oder „sich treffen“ verwenden. Auch der Ausdruck „über den Tellerrand hinausschauen“ ist ein mehrdeutiger Begriff, den man am Arbeitsplatz häufig hört. Er könnte durch eine einfachere Formulierung ersetzt und verständlicher gemacht werden, wenn das Ziel klar ist. Man könnte beispielsweise sagen „Finden Sie drei Gründe für…“ oder „Nennen Sie zwei andere Ideen für…“.
Und so gibt es noch zahlreiche weitere Beispiele. HubSpot hat hier 65 weitere Begriffe aufgelistet
- Struktur
Folgt Ihr Text einem logischen Aufbau? Fließen Ihre Argumente nahtlos ineinander über?
Das sind wichtige Überlegungen, wenn man einfache Sprache anwenden möchte. Die Leser müssen in der Lage sein, Ihren Text nachzuvollziehen, ohne zurückzugehen oder Passagen erneut lesen zu müssen. Dabei kann es hilfreich sein, die Hauptthemen in klare Abschnitte einzuteilen und die einzelnen Themen jeweils in den ersten Sätzen eines neuen Absatzes einzuführen. Zusammenfassungen und Einleitungen sind ebenfalls eine gute Idee.
Eindeutige Überschriften und Zwischenüberschriften helfen dem Leser, sich auf Ihre Themen zu konzentrieren, vor allem wenn wenig Zeit ist und ein Text nur überflogen wird.
- Gestaltung
Auch die Art und Weise, wie der Text präsentiert wird, ist wichtig. Viel Inhalt in wenigen Absätzen in einer kleinen Schriftart ist nicht zielführend. Ein leserfreundliches Layout mit viel Platz, großzügigen Rändern und Abständen zwischen den Punkten ist auf jeden Fall hilfreich. Auch Infografiken, Listen und Einschübe sind praktisch.
Wir können Gedanken besser ausdrücken, wenn die Sätze kürzer sind und wir die Aktivform statt der Passivform verwenden. Der Text wird dadurch für die Leser interessanter und trägt zum besseren Verständnis bei.
Die Bedeutung der Verwendung einfacher Sprache verstehen
Die Bewegung für einfache Sprache gewinnt an Zulauf. Im Juni 2023 hat die Internationale Organisation für Normung eine neue Norm, ISO 24495, herausgegeben, in der die Kriterien für die Erstellung von Dokumenten in einfacher Sprache beschrieben sind. Die ISO weist darauf hin, dass diese Leitlinien „für die meisten, wenn nicht sogar für alle Schriftsprachen“ gelten, dass die neue Norm aber auch ein nützliches Instrument für andere Arten der Kommunikation sein kann – als Beispiel werden Podcasts genannt.
Viele Regierungen weltweit haben inzwischen die Grundsätze der einfachen Sprache übernommen. In den USA und Neuseeland sind sie sogar gesetzlich vorgeschrieben. Die Europäische Union setzt sich sehr stark für die einfache Kommunikation in allen 24 Amtssprachen ein. Daher wurde 2010 die Kampagne „Fight the Fog“ der Europäischen Kommission ins Leben gerufen.
Die komplexen Organisationen im Zentrum der EU haben verstanden, dass eine verständliche Kommunikation für die Bürgerinnen und Bürger enorm wichtig ist, weil sie sie in die Lage versetzt, sich besser mit den EU-Organen auseinanderzusetzen und diese zu nutzen. Die EU räumt dabei allen 24 Sprachen den gleichen Status ein, sodass die Kommunikation zu einer Mammutaufgabe wird. Die Förderung einfacher Sprache optimiert dabei nicht nur die Kommunikation in einer Sprache, sondern erleichtert auch die Übersetzung in alle anderen Sprachen der EU ganz wesentlich.
Warum ist einfache Sprache für eine Übersetzung wichtig?
Das gemeinsame Ziel der Übersetzung und der einfachen Sprache ist es, Informationen für mehr Menschen zugänglich zu machen. Noch besser ist es, wenn beides kombiniert wird. Wird ein Text für die Übersetzung nach den Grundsätzen der einfachen Sprache vorbereitet, sind die Ergebnisse in der übersetzten Sprache viel besser.
Vermittelt ein Dokument eine klare Botschaft in einem flüssigen Stil, ist die Arbeit für die Übersetzer einfacher. Sie müssen keine Zeit auf Fragen oder unnötige Recherchen aufwenden und können sich in erster Linie darauf konzentrieren, die Bedeutung in die Zielsprache zu übertragen. Vermittelt der Text die Botschaft schon von vornherein gut, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Übersetzung ebenso verständlich ist.
Die Kommunikation in einfacher Sprache bedeutet, sich immer auf die Zielgruppe zu konzentrieren. Damit soll sichergestellt werden, dass sie die Informationen barrierefrei erhalten. In diesem Punkt ähnelt sie der Sprachlokalisierung.
In den meisten Fällen erfordert eine Übersetzung auch ein gewisses Maß an Lokalisierung. In der Regel wird der Text an die Zielgruppe und die geografische Region angepasst. Das bedeutet also, dass wir lokale Entsprechungen für beispielsweise Humor, Währungen, Maßeinheiten oder Datumsangaben finden und kulturelle Bezüge durch angemessene lokale Beispiele ersetzen. Die Lokalisierung kann auch Aktualisierungen von Datenschutzrichtlinien oder Änderungen von Benutzeroberflächen erfordern, um den lokalen Erwartungen gerecht zu werden. Ziel ist es, einen Text zu verfassen, der für die Leser verständlich und barrierefrei ist.
Die Vorgaben für die Lokalisierung und die einfache Sprache überschneiden sich daher oft. Aus diesem Grund sind Übersetzer nicht nur Experten in Fremdsprachen, sondern auch versiert im Umgang mit Sprache im Allgemeinen und daher in der Lage, bei der Erstellung verständlicher, übersetzungsgerechter Texte zu beraten.
Gehen Lokalisierung und einfache Sprache Hand in Hand, vermitteln die erstellten Texte Ihre Botschaft wirksam, präzise und deutlich.
Was sind die Vorteile für Unternehmen?
Es gibt wohl keine Unternehmen oder Organisationen, die nicht von einer besseren Kommunikation profitieren würden – unabhängig von der verwendeten Sprache.
Einfache Sprache fördert die Interaktion zwischen den Mitarbeitenden eines Unternehmens und sorgt dafür, dass Missverständnisse vermieden werden. Die Kunden wiederum profitieren davon, dass sie genau verstehen, was das Unternehmen macht und welche Dienstleistungen oder Produkte angeboten werden. Alle Menschen, die mit einem Unternehmen zu tun haben, sollten eine gutes Interaktionserlebnis haben.
In bestimmten Sektoren – z. B. im Gesundheitswesen, im Rechtswesen oder im verarbeitenden Gewerbe – ist eine verständliche Sprache unerlässlich. Menschen verstehen komplexe Zusammenhänge besser, wenn die Texte in einfacher Sprache verfasst sind. Von Bedienungsanleitungen über medizinische Beipackzettel bis hin zu juristischen Dokumenten: Einfache Sprache hilft den Lesern, Texte schneller und besser zu verstehen.
Auch Websites können von einer klaren, verständlichen Sprache profitieren. Bei der Verwendung von Suchmaschinen geben Menschen in der Regel die gebräuchlichsten Begriffe und Ausdrücke für das Gesuchte ein. Damit werden die Websites angezeigt, auf denen diese gängigen Begriffe verwendet werden. Das wiederum bedeutet für die betreffenden Unternehmen einen Anstieg der Website-Besuche.
Die Verwendung einfacher Sprache ist gut für den Ruf einer Organisation, denn Verständlichkeit steht für Offenheit und leicht zugängliche Informationen. Das Unternehmen wird damit als nahbarer, freundlicher und ehrlicher wahrgenommen, wenn die Sprache klar und verständlich ist.
Einfach bedeutet nicht dumm
Einfache Sprache bedeutet nicht, den Menschen nichts zuzutrauen. Ideen und Informationen lassen sich mit einfachen Worten und Ausdrücken genauso gut klar und deutlich ausdrücken wie mit einer ausgefeilten und hochgestochenen Wortwahl. Selbst Experten bevorzugen gestraffte Informationen, die leicht verständlich sind.
Einfache Sprache ist gut fürs Geschäft. Wenn Sie Ihre Kunden, Stakeholder und Mitarbeitenden direkt, verständlich und logisch ansprechen, erhöht dies den Wert Ihrer Marke und stärkt Ihren Ruf.
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Wir unterstützen unsere Kunden dabei, ihre Botschaft in jeder Sprache deutlich zu vermitteln. Unsere Teams aus talentierten Linguisten, Terminologen, Projektmanagern und Fachexperten beraten Sie gern bei der Vorbereitung Ihrer Texte für die Übersetzung. Sie optimieren den Übersetzungsprozess, sodass er perfekt auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.
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